I. Khái niệm chung về Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp
Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, Điều 85 về Đại diện của pháp nhân: Đại diện của pháp nhân có thể là đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, Điều 13 về Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Như vậy, chúng ta có thể hiểu rằng, Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp phải là một cá nhân nhất định, có đầy đủ năng lực pháp luật và năng lực hành vi để nhân danh, đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các công việc cốt yếu, quan trọng nhất liên quan đến việc tồn tại, phát triển hay chấm dứt của doanh nghiệp đó.
II. Vai trò, trách nhiệm của Người đại diện theo pháp luật trong Doanh nghiệp
Theo quy định của pháp luật, thông tin về Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp phải được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (DKKD) và Điều lệ của Doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có từ hai Người đại diện theo pháp luật trở lên thì phải phân định rõ vai trò, trách nhiệm của từng người một để tránh việc bị chồng chéo trong công tác quản lý doanh nghiệp.
Luật Doanh nghiệp 2014 mang đến tương đối nhiều quy định mở cho doanh nghiệp, một trong số đó là quan điểm về việc doanh nghiệp có quyền tự tổ chức, tự quản lý, tự phân định vai trò của các chức danh, bộ phận trong doanh nghiệp theo những nguyên tắc chung nhất mà không đi sâu vào chi tiết, cụ thể. Đơn cử như trách nhiệm của Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Điều 14, Luật Doanh nghiệp 2014) cũng chỉ được phác họa một cách chung nhất, bao gồm như sau:
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:
a) Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
b) Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
c) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện đó và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.
2. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm nghĩa vụ quy định tại khoản 1 Điều này.
Căn cứ vào những quy định này, doanh nghiệp có quyền hoàn toàn chủ động trong việc quy định trách nhiệm của Người đại diện theo pháp luật; trách nhiệm giữa những Người đại diện theo pháp luật với nhau; trách nhiệm giữa những Người đại diện theo pháp luật với những người quản lý khác trong doanh nghiệp (Chủ tịch HĐQT, Chủ tịch HĐTV, Giám đốc, …).
III. Xác định Người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp
1. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có 1 Người đại diện theo pháp luật
Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp chỉ có duy nhất 1 Người đại diện theo pháp luật thì người đó phải bắt buộc giữa 1 trong 4 chức danh sau trong doanh nghiệp:
– Chủ tịch HĐTV;
– Chủ tịch HĐQT;
– Chủ tịch Công ty;
– Giám đốc/Tổng Giám đốc.
2. Trường hợp doanh nghiệp có từ 2 Người đại diện theo pháp luật trở lên
– Đối với công ty cổ phần: Bắt buộc phải có 2 Người đại diện theo pháp luật giữ chức vụ Chủ tịch HĐQT và Giám đốc/Tổng Giám đốc.
– Đối với công ty TNHH: Bắt buộc phải có 2 Người đại diện theo pháp luật giữ chức vụ Chủ tịch HĐTV và Giám đốc/Tổng Giám đốc.
3. Trường hợp đặc biết khác
– Đối với công ty hợp danh: Các thành viên hợp danh đều có quyền đại diện theo pháp luật.
– Đối với doanh nghiệp tư nhân thì chỉ có duy nhất 1 Người đại diện theo pháp luật là Chủ doanh nghiệp.